今日もお疲れ様です。
個人事業主や法人になると、領収書の整理は避けて通れない仕事の一つです。
私の場合、会計システムへ入力する際は、基本的に備考欄を埋めるようにしています。後から内容が分からなくなるのが怖いので、できるだけその時の状況を残すようにしています。
この「記録を残すこと」については、以前ブログでもご紹介しました。まだご覧になっていない方はこちらから確認できますのでよろしければご覧ください。
👉 記録の資産化？怖いだけです｜会計・仕事・ブログを支えるメモ習慣
一方で、入力したデータだけではなく、領収書そのものを整理・保管する作業も欠かせません。
私は去年、この領収書整理で少し後悔したことがありました。
その経験から導入したのが、会社名スタンプ（Xスタンパー）です。
今回は、実際に使って感じたことをご紹介したいと思います。
経費処理はしていた。でも一つだけ後回しになっていた
経費処理自体は都度会計ソフトへ入力していました。
領収書もきちんと保管していたので、経費処理を放置していたわけではありません。
ただ、一つだけ後回しになっていた作業があります。
それが、宛名が空欄の領収書へ屋号や名前を書くことでした。
「あとでまとめてやろう。」
そう思っているうちに、気付けば半年分近く溜まっていました。
確定申告前にまとめて処理
結局、確定申告前にまとめて作業することになりました。
当時は名字を書くだけだったので、文字数はそれほど多くありません。
それでも何十枚も同じ名前を書き続けると、最後は手が痛くなってしまいました。
「来年は何か改善しよう。」
その時はそう思っていました。
法人になって文字数が一気に増えた
今年は法人になりました。
会社名は「ZuTech合同会社」。
名字なら数文字で済んでいたものが、今度は会社名を何十回も書くことになります。
しかも、Amazonで購入した備品などの領収書はPDFで保存していたものの、印刷は後回し。
気付けば50枚近く溜まっていました。
その瞬間、去年、確定申告前に何十枚もの領収書へ手書きし、最後は手が痛くなった出来事が一瞬でフラッシュバックしました。
「今年も同じことを繰り返すのか……。」
そう思った瞬間、「今のうちに改善しよう」と決めました。
本当はPDFへ直接会社名を書き込む方法も考えました。
PDF編集はとても便利です。
ただ、ファイル数が多くなると話は別です。
50枚近い領収書を一つひとつ開き、会社名を入力して保存するより、一括で印刷して処理した方が早そうだと判断しました。
ゴム印ではなくXスタンパーを選んだ理由
最初は普通のゴム印も考えました。
ただ、まとめて保管してある領収書を見た時に、「この枚数を押すたびに朱肉を付けるのは少し大変そうだな」と感じました。
一枚や二枚なら気にならない作業です。
でも、50枚近くまとめて処理するとなると話は別でした。
押すたびに朱肉を付けるより、そのまま連続して押せるXスタンパーの方が、自分の使い方には合っていると判断しました。
住所印も少し考えました。
ただ、今すぐ必要なのは領収書の宛名を補うための会社名印です。
資金繰りも考え、今回は会社名だけの一行印を注文することにしました。
Amazonでの注文は少し工夫が必要だった
AmazonでXスタンパーを購入する際、少し悩んだことがありました。
注文時に文字を指定する必要がありましたが、私が利用した時はギフトメッセージ欄へ必要な内容を入力する方式でした。
入力した内容は、スタンプに入れる文字、中央揃えなどのレイアウト、書体、インクの色などです。
最初は「ここで指定するの？」と少し戸惑いましたが、入力方法が分かれば注文自体は難しくありませんでした。
他のお店から購入することも考えました。
ただ、備品関係はできるだけAmazonへまとめたかったこともあり、今回はそのまま注文することにしました。
少し手間はかかりましたが、届いたXスタンパーは問題なく仕上がっており、結果的には満足しています。
実際に使ってみると想像以上に快適だった
実際に使ってみると、思っていた以上に楽でした。
領収書を机に並べ、Xスタンパーをポンポンと押していくだけ。
ふたを開けてそのまま押せるので、朱肉を用意する必要もありません。
今回のように50枚近い領収書をまとめて処理する時は、この手軽さがとても助かりました。
「もっと早く買っておけば良かった。」
そう思えるくらい、領収書整理が楽になりました。
小さな業務改善の積み重ね
社内SE時代は、業務改善や仕組みづくりを提案する立場でした。
独立すると、その改善対象は自分自身になります。
便利な機能やツールはたくさんあります。
しかし、それが必ずしも一番効率的とは限りません。
作業量や目的によっては、アナログの方が早く終わることもあります。
今回の領収書整理もその一つでした。
手書きでもできます。
ゴム印でもできます。
PDF編集でもできます。
その中で、自分にとって一番効率が良い方法を考えた結果、会社名スタンプという選択になりました。
来年の確定申告では、もう何十枚もの領収書へ会社名を手書きすることはないと思います。
派手な設備投資ではありませんが、こうした小さな業務改善の積み重ねが、日々の仕事を少しずつ楽にしてくれるのだと改めて感じました。
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