今日もお疲れ様です。
個人事業主や法人になると、領収書の保管は避けて通れない仕事の一つです。
私は以前、領収書へ宛名や用途を書き込むためのスタンプについてご紹介しました。前回の記事はこちらから確認ができます。
👉 去年は手が痛くなった。会社名スタンプ（Xスタンパー）の導入を決めた理由
今回は、その領収書をどのように保管しているのかをご紹介します。
個人事業主や法人関係の書類は、内容ごとにキングジムのファイルへ分けて保管しています。
領収書もその一つですが、これまでいろいろな保管方法を試してきました。
今回は、試行錯誤した結果、現在の管理方法にたどり着くまでの流れをご紹介します。
最初は糊付けをしていました
開業当初は、領収書をA4用紙へ一枚ずつ糊で貼り付けて保管していました。
「これならなくさないだろう。」
そう思って始めた方法でしたが、領収書が増えるにつれて作業時間もどんどん増えていきます。
もともと面倒な作業が苦手な私にとって、この方法はあまり相性が良くありませんでした。
しかも、糊付けが少しでもずれると貼り直しが難しく、「また失敗した……。」とイライラすることもしばしば。
きれいに整理できる方法ではありましたが、私には長く続けられる方法ではありませんでした。
次は1ポケットのクリアリフィル
次に試したのが、A4サイズの1ポケットタイプのクリアリフィルです。
領収書をポケットへ入れるだけなので、糊付けと比べると作業はとても楽になりました。
ただ、小さなレシートを何枚も同じポケットへ入れていくと、中身がごちゃごちゃしてしまいます。
後から見返そうとしても探しづらく、「これは少し使いづらいな」と感じるようになりました。
そのため現在は、A4サイズの領収書や書類だけを保管しています。
また、「2026年1月」「2026年2月」のように月を印刷したA4用紙を作成し、月ごとのインデックスとして挟んでいます。
このインデックスがあるだけで目的の月をすぐ開けるので、後から領収書を探すのがかなり楽になりました。
2ポケットと4ポケットも試しました
次に試したのが、2ポケットと4ポケットのクリアリフィルです。
どちらも領収書をポケットへ入れるだけなので、作業はとても楽でした。
ただ、私が購入した製品はポケットが表面だけのタイプだったため、思っていたより収納できる枚数は少なめでした。
さらに4ポケットタイプは、ポケットのサイズが思っていたより小さく、横長タイプの領収書は入りませんでした。
そこで現在は、
- 横長タイプの領収書は2ポケット
- レシートタイプや小さな領収書は4ポケット
というように使い分けています。
サイズごとに分けるようになってからは、見やすく整理できるようになりました。
私の運用方法
私は領収書を受け取ったら、すぐにクリアリフィルへ入れているわけではありません。
会計システムへ入力したかどうかが分からなくなってしまうためです。
そのため、入力が終わるまでは、かごや領収書入れで一時保管しています。
会計システムへの入力が終わった領収書だけをクリアリフィルへ収納するようにしています。
入力するタイミングは、その日の仕事量によって変えています。
時間に余裕がある日はその日のうちに入力し、忙しい時は無理をせず、落ち着いたタイミングでまとめて入力しています。
この方法のメリット
この方法で管理するようになって、一番良かったと感じているのは探しやすさです。
領収書が重ならずに収納されているため、ファイルをパラパラとめくるだけで目的の領収書を見つけられます。
また、1ポケットには月ごとのインデックスを入れているので、「2026年1月」「2026年2月」といった区切りも一目で分かります。
私の場合、一番確認することが多いのはAmazonの領収書ですが、以前より探す時間はかなり減りました。
糊付けをしていた頃と比べると、月によって差はありますが、1時間以上は作業時間を短縮できたと感じています。
この方法のデメリット
もちろん、デメリットもあります。
まず、クリアリフィルを多く使うため、キングジムの2穴リングファイルへ閉じると、思っていた以上に厚みが出ます。
また、2ポケットや4ポケットのクリアリフィルは、1ポケットタイプと比べると価格が少し高めです。
私の場合は、「探す時間を減らせるなら必要経費」と割り切って使っていますが、コストを重視する方には気になるポイントかもしれません。
もう一つのデメリットは、日付順に管理しにくいことです。
私は領収書のサイズごとに収納場所を分けているため、同じ日に受け取った領収書でも別々のポケットへ保管しています。
ただ、私の場合は会計システムへすべて入力しているため、日付や金額、お店の名前などは会計システムですぐに検索できます。
そのため、紙の領収書は「探しやすさ」を重視したこの方法で管理しています。
また、会計データやバックアップデータも月ごとに保存しており、紙の領収書もあわせて保管しています。
もう一つ注意していることがあります。
2ポケットや4ポケットのクリアリフィルは、ポケットの向きを間違えて取り出してしまうと、中の領収書が抜け落ちる可能性があります。
慣れてしまえば問題ありませんが、リフィルを取り出す時は向きを確認するようにしています。
まとめ
私は経理だけをしているわけではありません。
システム対応や業務改善の検討、ブログの更新など、さまざまな仕事を並行して進めています。
だからこそ、一つひとつの作業をできるだけ短時間で終えられる仕組みを考えるようになりました。
領収書の保管方法も、その仕組みづくりの一つです。
いろいろ試行錯誤した結果、現在はこの管理方法に落ち着いています。
もちろん、領収書の枚数や管理方法は人それぞれです。
私にはこの方法が合っていますが、人や状況によって最適な方法は変わると思います。
今後、もっと使いやすい方法が見つかれば、その時は新しいやり方を取り入れていこうと思っています。
この記事が、ご自身に合った領収書の保管方法を見つけるきっかけになれば幸いです。
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