今日もお疲れ様です。
前回は社内SEの時にどんな道具を使っていたかをまとめました。まとめた内容についてはこちらの記事で確認できるので、よろしければご覧ください。
今回はExcel VBAを使って、業務改善した話を紹介します。
「この『10045』ってどこのお得意様だっけ……？」
「この商品の原価っていくらだったかな？」
価格改定のたびに、基幹システムからExcelへデータを出力し、不足している情報を調べながら編集する。
こうした作業を毎週のように繰り返している会社も少なくありません。
私が社内SEとして働いていた会社でも、営業担当者は価格改定の対応に追われ、本来の営業活動へ出る時間まで削られていました。
そこで作成したのが、Excel VBAを活用した業務改善ツールです。
必要な情報を自動で取得し、登録しやすい形へ整えることで、営業担当者が丸一日かけて行っていた作業を数十分まで短縮することができました。
今回は、そのときの業務改善についてご紹介します。
毎週のように発生する価格改定
価格改定は年に一度ではありません。
メーカーごとに価格改定が行われるため、毎週何かしらの対応が発生していました。
件数もメーカーによって異なりますが、少ないときでも100件前後、多いときは500件近くになることもあります。
まずは基幹システムからデータを出力し、Excelで編集して登録用のデータを作成します。
しかし、必要な情報がすべて出力されるわけではありません。
原価など、価格改定に必要な情報は別のデータを確認しながら補う必要がありました。
一番時間がかかっていたのは「照合作業」
特に時間がかかっていたのは、データの絞り込みや原価データとの照合作業でした。
必要な情報を探し、一件ずつ確認しながら編集していく。
この作業だけで何時間もかかり、営業担当者はお客様のところへ行く時間まで削られていました。
「もっと簡単にできないだろうか。」
それが、この改善を考え始めたきっかけでした。
「ボタン一つで使えること」にこだわった
毎回同じ作業を繰り返しているなら、自動化できるはず。
そう考えて作成したのが、このExcel VBAによる業務改善ツールです。
Excelと基幹システムを連携させ、必要な情報を自動で取得し、登録しやすい形まで整えられるようにしました。
私自身は用途によってExcelや桐などを使い分けていましたが、利用する人全員が同じように使えるとは限りません。
だからこそ、現場で一番使い慣れているExcelを選びました。
目指したのは、誰でも迷わず使えること。
営業担当者はボタンを押すだけで必要な情報がそろい、そのまま価格改定作業を進められるようにしました。
営業担当者が丸一日かけていた作業が数十分へ
改善後は、営業担当者が丸一日かけて行っていた価格改定作業が、数十分で終わるようになりました。
営業担当者からは、
「めっちゃ助かる！」
「営業に出られるようになった。」
そんな声をいただきました。
苦労して作ったツールでしたが、その言葉を聞いたときは本当に嬉しかったことを覚えています。
しかも、このツールは約2年前に開発したものですが、現在も現場で使われ続けています。
社内SEとして、「長く使われる仕組み」を作れたことは、自分にとっても大きな自信になりました。
苦労したのは、作ることより調べて検証すること
このツールを作る中で一番苦労したのは、Excelと基幹システムを連携させる方法を調べ、検証することでした。
当時は私自身も初めて挑戦する方法だったため、最初は思うように動かず、何度も調べては検証を繰り返しました。
「本当に実現できるのだろうか。」
そんな不安を感じることもありましたが、一つずつ課題を解決しながら形にしていきました。
そして、ボタンを押した瞬間、基幹システムのデータがExcelへ流れ込んできました。
「できた。」
その瞬間は本当に嬉しく、「やり切った」と思えたことを今でも覚えています。
もちろん、そこから細かな調整や動作確認は続きましたが、大きな壁を一つ越えられた瞬間でした。
社内SEの仕事では、「分からないことを調べ、検証し、形にする力」が大切だと改めて感じた出来事でもあります。
まとめ
業務改善というと、大きなシステムを導入するイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、現場で本当に求められているのは、「今ある仕組みをもっと使いやすくすること」です。
今回の改善も、新しいシステムを導入したわけではありません。
普段から使い慣れているExcelを活かし、営業担当者がボタン一つで使える仕組みにしたことで、毎週のように発生する価格改定業務の負担を大きく減らすことができました。
社内SEとして一番嬉しかったのは、「すごいツールですね」と言われたことではありません。
「めっちゃ助かる！」
その一言が、今でも印象に残っています。
高価なシステムを導入することよりも、現場の作業を1分でも、1秒でも短縮できること。
私にとって社内SEのやりがいは、そこにありました。
プログラムは主役のようで主役ではありません。
主役は、その仕組みを使って仕事をする現場の人たちです。
その考え方は、今でも私の業務改善に対する原点になっています。
次回はネットトラブルの時の話をブログ記事にしたいと思います。
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今回の業務改善でも活かされた、社内SEに必要な考え方やスキルをまとめています。
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