今日もお疲れ様です。
前回は、社内SEに必要だと感じたスキルについてまとめました。まとめたブログ記事はこちらで紹介していますので、よろしければご覧ください。
👉 未経験からでも目指せる？社内SEに本当に必要な5つのスキル
社内SEは知識や考え方だけでなく、毎日使う道具も仕事の効率を大きく左右します。
社内SEは、長時間の資料作成や問い合わせ対応、調査など、さまざまな業務を並行して進めることが多く、会社から支給されたマウスやキーボードでは「もう少し快適に作業できないかな」と感じることが何度もありました。
作業効率や疲れやすさを少しでも改善したくて、試行錯誤しながら少しずつ買い替えていったものが、今回ご紹介する仕事道具です。
画面と入力デバイスは「こだわり」が命！
1日中デスクに向かって仕事をしていたので、画面と入力デバイスには一番投資しました。
社内SEは、販売管理システムを確認しながらメールやチャットを確認し、ブラウザで調査を行うなど、複数の作業を同時に進めることが日常です。
だからこそ、広い画面と使いやすいマウス・キーボードは、仕事の効率を大きく左右する大切な道具でした。
画面は広ければ広いほどいい
私は34インチのウルトラワイドモニターと大型モニターの2画面で作業していました。
販売管理システムを開きながらメールやチャットを確認し、ブラウザで調査を行うことも珍しくありません。
特に34インチのウルトラワイドモニターは、Excelの端から端までをほぼ一画面で確認できるため、横に長い資料を扱う場面では非常に重宝しました。
画面を切り替える回数が減るだけでも思考が途切れにくくなり、ストレスもかなり軽減されました。
デスクはいつもスッキリさせたい
紙の資料を広げることも多かったため、キーボードとマウスはワイヤレスを使用していました。
必要ない時はサッと移動できるので、作業スペースを広く使えます。
キーボードは打鍵感を重視して選び、最終的には赤軸のメカニカルキーボードに落ち着きました。
また、手に馴染むエルゴノミクスマウスを長く愛用していました。
毎日何時間も触れるものだからこそ、自分に合った入力デバイスを選ぶことは、仕事の効率だけでなく疲れにくさにもつながると感じています。
ペーパーレスの救世主！スキャナー
意外と多かったのが、他部署との打ち合わせでもらう紙の資料です。
そのまま積み重ねてしまうと、机の上も引き出しの中も紙だらけになり、必要な資料を探すだけでも時間がかかってしまいます。
私も以前は「あとで見よう」と思って資料を積み重ねてしまい、探すだけで時間を使ってしまうことがありました。
そこで、もらった資料はできるだけ早くカラーでスキャンしてデータ化し、確認が終わったものは処分する運用に切り替えました。
普段は月20～30枚程度、多い月では100枚近くスキャンすることもありましたが、必要な資料を検索ですぐ見つけられるようになり、デスクもスッキリした状態を維持できるようになりました。
現場を支えてくれたソフトたち
社内SEの武器は、大規模なシステム開発だけではありません。
日々の業務を少しでも効率化するためのツール選びも、とても大切だと感じています。
みんな大好き（？）Excel VBA
資料作成や申請書の処理など、Excelは毎日のように使っていました。
「この作業をもっと早くできないかな」
そんな相談を受けた時は、VBAでマクロを作成して自動化することもよくありました。
特に基幹システムへデータを登録するためのVBAは何度も作成し、手入力だった作業を大幅に短縮できたことで、とても喜んでもらえたことを今でも覚えています。
日本語データベース「桐（Kiri）」
データベースというと難しい印象がありますが、「桐」は日本語で操作できるデータベースソフトです。
商品管理や送り状の発行など、さまざまな業務で活用していました。
大量データの検索や置き換えも得意で、Excelだけでは難しい処理にも対応できます。
プログラムが得意ではなかった頃でも扱いやすく、ちょっとしたシステム作成やデータ分析で何度も助けられました。
AIは相談できる相棒
トラブル対応では、調査スピードがとても重要になります。
エラーコードや症状をAIに相談すると、原因の候補や確認ポイントを素早く整理してくれるため、調査時間を短縮できる場面が増えました。
AIが答えを出してくれるというより、「調査のスタート地点を教えてくれる」という感覚です。
もちろん、そのまま鵜呑みにするのではなく、自分で検証することが前提ですが、一人で悩み続けるよりも効率よく原因へたどり着けることが多く、今では仕事に欠かせない存在になっています。
「そんなことまで！？」を支えてくれたクリエイティブソフト
社内SEはシステム担当でありながら、「POPを作って」「チラシを修正して」「名刺を作って」「Web画像を作って」「写真を加工して」と依頼されることも少なくありません。
そんな時に役立ったのが、Adobe PhotoshopとIllustratorです。
本来の担当業務ではありませんでしたが、クリエイティブソフトを扱えたことで対応できる仕事の幅が広がり、IT以外の相談を受けることも増えました。
地味だけど手放せない「書く道具」
どれだけデジタル化が進んでも、最後は「書く」という行為に助けられることが何度もありました。
3色ボールペン
電話対応や紙の資料への書き込みでは、3色ボールペンが活躍しました。
色分けしてメモを残しておくことで、後から見返した時にも内容を理解しやすくなります。
ブギーボード
電話中のメモや、プログラムの流れを整理したり、打ち合わせ前に考えをまとめたりする時にはブギーボードを使っていました。
すぐ書けて、ワンタッチで消せるので、「あとで残すほどではないけれど今は書きたい」という一時的なメモには最適でした。
必要な内容だけスマートフォンで撮影して保存する運用にしていました。
iPad & Apple Pencil
短時間のメモはブギーボード、長時間の打ち合わせではiPadとApple Pencilというように使い分けていました。
Apple純正メモを使い、図を書きながら説明したり、そのまま議事録として保存・共有したりできるため、紙のノートを持ち歩くことはほとんどなくなりました。
さいごに
社内SEの仕事は、相談対応やトラブル対応など、想像以上に慌ただしい毎日です。
だからこそ、「自分が少しでも快適に仕事ができる環境」を整えることは、とても大切だと感じています。
会社支給のマウスやキーボードでも仕事はできます。
しかし、毎日何時間も触れ続ける道具だからこそ、自分に合ったものへ投資する価値は十分にあります。
私自身、一番お金をかけて良かったと思っているのは、マウスとキーボードです。
仕事の効率を上げるだけでなく、毎日の仕事を無理なく続けるための「仕事の維持率」に大きく関わる道具だと感じています。
今回ご紹介した道具が、皆さんの仕事環境づくりの参考になれば嬉しいです。
次回はExcel VBAを使って業務改善した時の話をブログ記事にしたいと思います。
👉 Excel VBAによる業務改善｜価格改定に追われる営業担当を救った話
関連記事
👉 社内SEに必要なスキルとは？元・社内SEが考える5つのスキル
前回は、社内SEに必要だと感じたスキルについてまとめました。
今回の記事とあわせて読むことで、「考え方」と「仕事道具」の両方から社内SEという仕事を知っていただけると思います。
👉 中小企業の社内SEは「何でも屋」だった。元社内SEが学んだ仕事の本質
社内SE時代にどんな仕事をしていたか紹介しています。よろしければこちらもご覧ください。
いかがでしたでしょうか。
ほかにも社内SE時代の経験やIT活用、ガジェットレビューなどを投稿しておりますので、よろしければあわせてご覧ください。
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