今日もお疲れ様です。
前回はマスタの一括更新を失敗した時の話についてブログ記事をまとめました。まだご覧になっていない方はこちらからご確認できますので、よろしければご覧ください。
👉 【情シス実録】「商品名が変です」の一本の電話。社内SEが学んだ一括更新の怖さ
今回は、私が新人の頃だった失敗談をブログ記事にしていきたいと思います。
社内SEとして入社すると、多くの会社で現場研修を経験すると思います。
私も入社して半年ほど経った頃から、約1年半にわたって工業製品の出荷現場で研修を行っていました。
ただ、現場作業だけをしていたわけではありません。
システム部所属だったため、現場で困りごとがあれば改善を考え、桐を使って簡単なプログラムを作ることもありました。
そんな現場研修の中で、今でも忘れられない失敗があります。
「終わった」と思った翌日
当時は二人一組で出荷作業をしていました。
私はサブ担当として、メイン担当の指示を受けながら作業を進めていました。
伝票は机の引き出しを開けたまま保管し、お互いの作業状況を確認しながら出荷準備を進めていました。
ある日、私は「すべて終わった」と思い込み、そのまま引き出しを閉めてしまいました。
しかし、一枚だけ伝票が残っていたのです。
翌日、お客様から「商品が届いていません」と連絡が入りました。
急いで確認すると、その伝票は私の机の引き出しの中に残ったままでした。
あの瞬間は、本当に「終わった」と思いました。
今でも忘れられない失敗です。
言い訳はいくらでもできる。でも一番悪かったのは私
この出荷漏れは、一人だけのミスではありませんでした。
複数人で作業をしていたため、途中で気付く機会はいくつもあったと思います。
だからこそ、言い訳はいくらでもできます。
それでも、一番悪かったのは私です。
自分が「終わった」と思い込み、最後まで確認しなかったことが原因でした。
その時、上司から言われた言葉があります。
「伝票はお金と同じだ。」
当時は厳しく叱られました。
ですが、その言葉はまさにその通りだと思いました。
伝票一枚止まるだけで、お客様への商品も止まります。
今でも仕事をするうえで大切にしている言葉の一つです。
「謝る」だけでは終われなかった
もちろん、お客様にも現場にも迷惑を掛けました。
ですが、「申し訳ありませんでした」で終わらせたくありませんでした。
また同じことが起これば、同じように誰かへ迷惑を掛けてしまいます。
それなら、人が気を付けるだけではなく、仕組みで防げないか。
そう考えました。
桐で照合システムを作ることにした
当時、会社では日本語データベースソフト「桐」が使われていました。
私自身もその頃、本格的に桐を勉強していた時期でした。
以前、送り状発行でバーコードを利用する改善を行っていたこともあり、その経験を応用できるのではないかと考えました。
通常業務を続けながら約一週間。
桐で新しく「照合システム」を作ることにしました。
人ではなく、仕組みで防ぐ
仕組みはとてもシンプルです。
まず、出荷予定の伝票に印字されている受注番号のバーコードを読み取ります。
次に、出荷済みの伝票を読み取ります。
最後に、二つのデータを照合します。
一致しなければ画面にメッセージを表示し、伝票を探してもう一度確認します。
警告音などはありません。
画面にメッセージを表示するだけのシンプルな仕組みでした。
それでも、「人の思い込み」を防ぐには十分な効果がありました。
テストも実際の伝票を使いながら繰り返し行い、現場で安心して使えるように調整していきました。
現場が育ててくれた改善でした
当時の現場長は、私を「システム担当の新人」として見てくださっていました。
現場で困ったことがあるたびに、
「これもできる？」
「ここも改善できない？」
と、いろいろな相談をしてくださいました。
照合システムを提案した時も、すぐに導入を認めてくださいました。
導入後は同じようなミスを減らすことができ、担当者から感謝の言葉もいただきました。
この照合システム自体は約5年間利用され、その後も形を変えながら考え方は10年以上引き継がれていきました。
振り返ると、この改善は私一人で作ったものではありません。
現場で育ててもらったからこそ、生まれた仕組みだったと思っています。
まとめ
この経験は、今でも私の仕事の原点です。
人はどれだけ注意していても、思い込みや確認漏れを完全になくすことはできません。
だからこそ、「人が頑張る」ではなく、「仕組みで防ぐ」という考え方を大切にしています。
Excel VBAによる自動化や業務改善を考えるときも、この経験が土台になっています。
25歳の頃は、本当に「終わった」と思いました。
ですが、あの失敗があったからこそ、今の自分の仕事の考え方があります。
失敗は決してうれしいものではありません。
それでも、次につながる仕組みを作ることができれば、その失敗には意味があったと思えるようになりました。
いかがでしたでしょうか。
ほかにも社内SE時代の実体験や業務改善についての記事を掲載していますので、よろしければぜひ他の記事もご覧ください。
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