今日もお疲れ様です。
前回は、勉強嫌いだった私が実践していた勉強方法についてブログ記事にまとめました。まだご覧になっていない方は、こちらからご覧いただけますので、よろしければご覧ください。
👉 【元社内SE】勉強嫌いだった私のIT勉強法｜専門書との付き合い方を変えた話
今回は、システム手帳についてお話しします。
タイトルのとおり、現在の私はシステム手帳を使っていません。
実は何度も挑戦したことがあるのですが、そのたびに挫折してしまいました。
今回は、私がシステム手帳をやめることになった経緯と、現在の管理方法にたどり着くまでの話をご紹介します。
「仕事ができる人はシステム手帳」という憧れ
「仕事ができる人はシステム手帳を使っている。」
そんなイメージを持ったことはないでしょうか。
私が元社内SEとして働き始めた頃、周りの上司や先輩の多くはA5サイズのシステム手帳を使っていました。
当時は、「仕事ができる人はシステム手帳を使う」という雰囲気があり、私も自然と興味を持つようになりました。
そんなある日、上司が使わなくなったシステム手帳を譲ってくれたこともあり、「これで自分も仕事ができるようになるかもしれない」と思って使い始めました。
何度挑戦しても続かなかった
ところが、現実は思っていたものとは違いました。
挫折したのは一度だけではありません。
数年後、「今度こそ続けよう」と再び使い始めても、結局3か月ほどで開かなくなる。その繰り返しでした。
当時は本気で悩んでいました。
周りの上司や先輩は当たり前のように使いこなしています。
「管理能力が足りないのは自分だけなんじゃないか。」
そう思いながら、何度も挑戦しては挫折していました。
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システム手帳が続かなかった理由
最初の頃は、予定を書き込むだけでも少し楽しく感じていました。
当時の予定は社内のグループウェアで管理していました。
つまり、予定を登録したあと、同じ内容をシステム手帳にも書き写す必要があったのです。
最初は気になりませんでした。
でも、仕事が忙しくなるにつれて思いました。
「同じ予定を二回書く意味ってあるのかな？」
この違和感が、少しずつ大きくなっていきました。
社内SEは予定どおりに仕事が進まない
社内SEの仕事は、予定どおりに進むことがほとんどありません。
廊下ですれ違った時に、
「ちょっと見てもらえる？」
と声を掛けられる。
電話が鳴って急なトラブル対応が始まる。
他部署へ呼ばれて、そのまま別の仕事が増える。
そんなことは日常茶飯事でした。
そのたびにグループウェアを更新し、さらにシステム手帳も修正する。
変更が重なると、どちらかを書き忘れることもあります。
手帳を開いて予定を書き直す暇もなく、そのまま次の仕事へ向かうことも珍しくありませんでした。
気付けば、
- グループウェアは最新
- システム手帳は数日前の予定
そんな状態になっていました。
「どちらが正しい予定なんだろう。」
確認する手間が発生した時点で、私の中では管理ツールとして機能しなくなっていました。
気付けば手帳だけ真っ白になっていた
ある日、ふとシステム手帳を開いてみました。
そこには、何週間も書き込まれていない真っ白なページが並んでいました。
一方、グループウェアの予定はしっかり埋まっています。
「あれ？」
その瞬間、自分でも気付きました。
予定は管理できている。
管理できていないのはシステム手帳だけだったのです。
その頃は本気で悩んでいました。
周りの上司や先輩は当たり前のように使いこなしています。
「管理能力が足りないのは自分だけなんじゃないか。」
そう思って、数年後にもう一度挑戦しました。
それでも結果は同じ。
3か月ほどすると、また手帳は真っ白になっていました。
【比較】システム手帳とデジタル管理
私が実際に使って感じた違いをまとめると、このようになります。
| 比較項目 | システム手帳 | デジタル管理 |
|---|---|---|
| 割り込み仕事 | 後で書こうとして忘れる | その場で登録できる |
| 予定変更 | 書き直しが必要 | 数秒で修正できる |
| 情報共有 | 自分だけ | 関係者と共有できる |
| 情報の鮮度 | 書き忘れると古い情報になる | 常に最新 |
| 検索 | ページを探す | 検索ですぐ見つかる |
もちろん、システム手帳が合う人もいます。
アイデアを書き留めたり、自分だけのノートとして活用したりするには、とても便利なツールです。
ただ、頻繁に予定が変わる社内SEという仕事では、私には相性が良くありませんでした。
現在は役割を分けて管理している
現在は、一つのツールですべてを管理するのではなく、それぞれに役割を持たせています。
仕事やプライベートの予定はGoogleカレンダー。
やることはGoogle Tasks。
ブログ記事の公開スケジュールや記事管理はkintone。
記事の作成・公開はWordPress。
「予定」「やること」「ブログ記事」を分けて管理することで、必要な情報がどこにあるのかが明確になり、探す時間も減りました。
システム手帳をやめても困らなかった
正直なところ、システム手帳をやめる時は少し不安でした。
「本当に困らないのかな。」
そう思っていました。
でも、実際にはほとんど困りませんでした。
むしろ、自分に合った方法へ変えたことで、予定の確認や管理は以前よりずっと楽になりました。
今でも紙をまったく使わないわけではありません。
伝言メモを書くことはあります。
ただ、それ以外はブギーボードやiPadを使うことが多くなり、紙の手帳を持ち歩くことはなくなりました。
最後に
結局のところ、私がシステム手帳を使いこなせなかったのは、管理能力が低かったからではなかったのだと思います。
自分の仕事や生活に合っていなかった。
それだけのことでした。
もし今の私が、当時システム手帳を使い始めようとしている自分に声を掛けるなら、こう言います。
「システム手帳にこだわらなくていい。いろいろ試して、自分に合う方法を見つけよう。」
世の中には便利なツールがたくさんあります。
でも、本当に大切なのは、「便利と言われているもの」を使うことではなく、自分が無理なく続けられる方法を見つけることです。
私にとっては、それがデジタル管理でした。
ツールは流行っているものを使うのではなく、自分が無理なく続けられるものを選ぶ。
今では、それが一番長く続く管理方法だと感じています。
みなさんは、紙派でしょうか。それともデジタル派でしょうか。
ぜひ、みなさんの管理方法も教えてください。
次回は、スマホケースやスマホスタイルについてブログ記事にまとめたいと思います。
手帳と同じように、スマホの使い方にも「これが正解」というものはありません。
ちなみに私は、フレーム型のケースを使っています。
なぜフレーム型を選んでいるのか、その理由や実際に使って感じたメリット・デメリットについてもご紹介したいと思います。
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