今日もお疲れ様です。
前回は、社内SE時代によく利用していたデータベースソフト「桐」についてご紹介しました。
今回は少し視点を変え、コロナ禍で取り組んだWeb会議室づくりについてお話しします。
👉 70型テレビが変えたWeb会議室。元社内SEの「最適解」へのこだわり
今、私は合同会社を立ち上げ、地域に根ざしたITサポートを行っています。
それでも、ふと思い出すのは会社員時代の泥臭い仕事です。
特に2020年、コロナ禍の中で作り上げたWeb会議室は、社内SEとして印象に残っている仕事の一つです。
「訪問禁止」の衝撃と、専用システムの限界
2020年、新型コロナウイルスの影響で営業担当者のお客様への訪問は全面的に制限されました。
当時の会議室には拠点間をつなぐ専用会議システムが導入されていましたが、一つ大きな課題がありました。
社外のお客様とは接続できなかったのです。
さらに、40型テレビを2台使った構成はHDMI分配器などが必要で、配線も複雑でした。
営業担当者からは、
「使い方が分かりにくい。」
「準備に時間がかかる。」
「画面が見づらい。」
といった声が上がり、拠点間の営業会議を始めるまでに時間がかかってしまう状況でした。
Web会議室への切り替え
このままでは、お客様とのWeb会議だけでなく、社内の拠点間会議にも支障が出てしまいます。
そこで、URL一つで簡単に接続できるZoomを中心とした運用へ切り替えることにしました。
同時に現場からは、
「できるだけ安く、できるだけ大きな画面にしてほしい。」
という要望もありました。
当時の社長も以前から70型クラスの大型テレビを導入したいと考えており、その希望も踏まえながら機器選定を進めました。
Zoomでは複数人の顔や資料を同時に表示します。
40型テレビを2台使うよりも、大きな1枚の画面の方が見やすく、操作もシンプルです。
限られた予算で最適解を探す
しかし、大手メーカーの70型テレビは予算オーバーでした。
当時は70型テレビそのものがまだ少なく、私自身も探した経験がありませんでした。
取引先にも相談して相見積もりをお願いしましたが、条件に合う製品はなかなか見つかりません。
そこで、インターネットで何度も調べる中で見つけたのが、国内直販ブランドのOptstyleでした。
大型テレビということもあり、私は当初100万円近くかかるのではないかと思っていました。
当時は、大手メーカーの一回り小さいサイズでもかなり高額だったため、70型となるとさらに高くなるという印象があったからです。
しかし、テレビやキャスター付きテレビスタンドなどを含めても、一式で約20万円ほどに収めることができました。
相見積もりをお願いしていた取引先からも、
「この価格では難しいですね。」
と言われるほど、コストパフォーマンスの高い構成でした。
価格だけで選んだわけではありません。
必要な機能を満たしながら、限られた予算で最大限の効果を出せる構成を考えた結果、この組み合わせにたどり着きました。
製品が決まってからも終わりではありません。
テレビやキャスター付きテレビスタンドの手配、納期の確認など、導入までの調整には思っていた以上に時間がかかりました。
特に驚いたのは運賃です。
70型テレビは大型商品のため、運賃だけで約1万円かかりました。
「運ぶだけでこんなにするのか。」
と驚いたのを今でも覚えています。
また、70型テレビは一人では持ち上げられない大きさと重量があります。
テレビスタンドの組み立てや、テレビをスタンドへ取り付ける作業も一人では難しかったため、手が空いていた社員に協力してもらいながら設置を進めました。
使えるものは活かし、本当に必要な部分だけに予算をかける。
限られた予算の中で、どこにコストをかけ、どこを抑えるかを考えることも、社内SEの大切な仕事でした。
食堂としても使えるWeb会議室へ
この会議室は、昼休みになると社員食堂として利用される場所でもありました。
そのため、会議だけを考えた設備では十分ではありません。
キャスター付きテレビスタンドを採用したことで、会議では見やすい位置へ、昼休みには食堂で見やすい位置へ簡単に移動できるようになりました。
昼休みにはニュースを見る社員も多く、食堂としても活躍していました。
さらに、ワイヤレス化で配線を極力なくし、食事の邪魔にならないレイアウトにもこだわりました。
導入後、実際に運用を始めると、一つ気になる点がありました。
テレビの近くまで行かなければパソコンを操作できず、会議を進めるたびに席を立つ必要があったのです。
そこで、ワイヤレスマウスとワイヤレスキーボードを追加で導入しました。
席に座ったまま操作できるようになり、会議の準備や進行もスムーズになりました。
実際に運用して初めて分かる課題もあります。
そのたびに改善を重ねながら、現場に合ったWeb会議室へ仕上げていきました。
営業担当者からは、
「接続がやりやすくなった。」
という声が上がるようになりました。
画面も見やすくなり、会議中のトラブルも減少しました。
また、来客されたお客様が会議室へ入るなり、
「画面が大きいですね。」
と驚かれることもあり、「この構成にして良かった」と感じたのを今でも覚えています。
最後に
今でも、現場が本当に求めているものは何かを考える姿勢は変わっていません。
現場が求めていたのは、高度な機能ではありませんでした。
パソコンの電源を入れるだけで、すぐに会議を始められること。
そして、昼休みには社員が大画面でニュースを見ながら食事ができること。
そんな「当たり前」を実現することでした。
高価な設備を導入することが、必ずしも最適解とは限りません。
高価な設備を導入しなくても、工夫次第で現場は大きく改善できます。
実際に使ってみて気付いた課題を改善し、現場の声を取り入れながら運用を見直していく。
その積み重ねが、使いやすい環境につながります。
それが私が社内SE時代に学び、今でも大切にしている「運用改善」の考え方です。
次回、社内SEが体験した恐怖の実録体験をブログ記事にしたいと思います。
👉 【恐怖の実録】会長のPCをリカバリーしたら冷や汗が止まらなかった話
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現場の課題を仕組みで解決する考え方は、今回の記事にもつながっています。
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