今日もお疲れ様です。
先日、業務の自動化についてブログ記事を書きました。まだご覧になっていない方はこちらからご確認できますので、よろしければご確認いただければと思います。
👉 【元社内SE】自動化とは？私が業務改善で大切にしていた考え方
以前、私は「無ければ作る」という考え方についてブログを書きました。
仕事で必要なものがなければ、自分で作る。
Excelのツールや自動化の仕組み、Linuxサーバーなど、必要なものがなければ自分で用意してきました。
この考え方は今でも変わりません。
ですが、振り返ってみると、私が続けてきた改善は「作る」よりも、**「引き算」**の方が多かったように思います。
引き算の始まりはプライベートの本棚でした
実は、この考え方は仕事から始まったものではありません。
きっかけは、プライベートの本棚でした。
私は本や漫画が好きで、本棚いっぱいに本を並べていました。
しかし、電子書籍を利用するようになると、紙の本を読み返す機会はほとんどなくなりました。
「もう、この本棚はいらないかもしれない。」
そう思い、本棚と本を思い切って処分しました。
部屋は広くなり、管理する物も一気に減りました。
この経験をきっかけに、衣服も見直し、ハンガーラックに収まる量だけを持つようになりました。
もちろん、今では以前より少し物は増えましたが、「必要なものだけを残す」という考え方は今も変わっていません。
そして、この考え方は自然と仕事にも広がっていきました。
業務改善は足し算だけではありません
社内SEになってからも、この考え方は自然と仕事へ広がっていきました。
業務改善というと、新しいシステムを導入したり、新しいツールを追加したりするイメージがあるかもしれません。
もちろん、それも大切です。
ですが、現場で仕事をしていると、
「この作業、本当に必要だろうか。」
そう考える場面が数多くありました。
不要な作業なら、自動化する必要もありません。
改善する必要もありません。
やめてしまうことが、一番大きな改善になることもあります。
紙をやめたことが一番大きな転機でした
私にとって、一番効果が大きかった引き算は紙でした。
以前は打ち合わせ資料やメモを印刷していました。
過去の資料を一度すべてスキャンしたこともあります。
ですが、後から見返すことはほとんどありませんでした。
そこで、普段の業務では紙を印刷しない運用へ切り替えました。
もちろん、お客様へお渡しする資料など、必要な場面では今でも印刷します。
ですが、自分のためだけの資料はほとんど印刷しません。
iPadや電子メモを使うようになり、
「紙は必要な時だけ印刷する。」
という考え方になりました。
今振り返ると、この時が一番大きな転機だったように思います。
文房具も収納も減りました
紙を使わなくなると、不思議なことに文房具も使わなくなります。
以前は、キーボード台を利用して簡易的な二段棚を作り、文房具を収納していました。
当時は必要だと思って作った収納です。
しかし、紙を印刷しなくなると、棚から文房具を取り出す機会もほとんどなくなりました。
改めて見直してみると、普段使っているのは数本のペンとはさみ、カッターなど、本当に限られた物だけでした。
そこで、必要な文房具だけを立てる筆箱へまとめました。
すると、二段棚そのものが必要なくなりました。
必要だから作った物でも、役目を終えたら手放す。
これも私にとっては業務改善でした。
引き出し付きデスクも必要なくなりました
社内SEとして、お客様のところで使っていたデスクも変わりました。
以前は引き出し付きのデスクを使っていました。
しかし、紙や文房具が減るにつれて、引き出しに入っている物もほとんどなくなりました。
そこで、引き出し付きのデスクはやめ、必要な物だけをデスクワゴン一台へまとめました。
実際に使ってみると、困ることはほとんどありませんでした。
一年に一回くらい、「残しておけば良かったかな」と思うことはあります。
それでも、その一日のために364日不便な環境で仕事をするより、必要になった時だけ対応する方が、私には合っていました。
残り364日の快適さを考えると、この選択で良かったと思っています。
何より、デスクの下から引き出しがなくなったことで、足元が広々と使えるようになりました。
長時間座って仕事をする私にとって、この変化は想像以上に快適でした。
気付けば机の上はキーボードとマウスだけ
社内SE時代、職場の机の上には最終的にキーボードとマウスくらいしか置いていませんでした。
「机きれいやな。」
「何もないね。」
そんなことを同僚やお客様から言われるようになり、当時の社長からも褒めてもらったことを覚えています。
独立して事務所を構えた今は、お客様との打ち合わせやプリンターなどもあるため、職場ほど何もない状態ではありません。
それでも、作業机の上に置く物は必要最低限です。
必要な文房具は立てる筆箱へ。
必要な機器だけを机の上へ。
それ以外は収納します。
作業スペースを広く確保できるため、仕事にも集中しやすくなりました。
持ち物も自然と減りました
この考え方は、仕事だけではありません。
普段持ち歩く物も自然と減っていきました。
現在、外出時に持ち歩いているのは、
- iPad mini
- 電子メモ
- 名刺入れ
これが中心です。
あとはポケットへ入る小物だけ。
それらを薄手のボディバッグ一つにまとめています。
もちろん、お客様先で作業をする時はノートパソコンなどを持参することもあります。
ですが、普段の打ち合わせであれば、このくらいで十分です。
引き算を続けたことで、普段の動きも以前より身軽になりました。
振り返ると、引き算の方が多かった
以前の私は、「無ければ作る」という考え方を大切にしていました。
もちろん、その考え方は今でも変わりません。
ですが、必要だから作った物でも、役目を終えれば手放してきました。
また、自分で選んで「これは必要だ」と思った物は、今でも大切に使い続けています。
iPad miniや電子メモも、その一つです。
つまり、私が大切にしているのは、物を増やすことでも減らすことでもありません。
本当に必要かどうかを判断することです。
その結果として、
- いらなければやらない。
- いらなければやめる。
- いらなければ手放す。
という選択につながっていました。
紙が減れば、文房具が減る。
文房具が減れば、収納が減る。
収納が減れば、家具まで変わる。
持ち物も自然と減っていく。
一つの改善が、次の改善につながっていきました。
まとめ
私は、物を減らすことを目的にしていたわけではありません。
本当に必要なものだけを残した結果、自然と物が減っていきました。
必要なものがなければ作る。
不要になったものはやめる。
私にとって、この二つは別々の考え方ではありません。
「本当に必要かどうか」を考えた結果、その時に最適な選択をしているだけです。
これから先も、必要なものがあれば作ります。
そして、役目を終えたものは手放します。
私にとって業務改善とは、増やすことでも減らすことでもなく、その時の自分に本当に必要なものを見極めることなのだと思っています。
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