今日もお疲れ様です。
前回はiPadはセルラーモデルとWi-Fiモデルの違いをまとめてブログ記事にしました。まだご覧になっていない方はこちらから確認できますので、よろしければご覧ください。
👉 【元社内SE】iPadに通信契約は必要？Wi-Fiモデルを選び続けている理由
「この作業、自動化できませんか？」
社内SEとして働いていると、このような相談を受けることが何度もありました。
自動化というと、AIやRPA、大規模なシステムを思い浮かべる方も多いと思います。
ですが、私が現場で考えていた自動化は、もっと身近なものでした。
ボタンを押してプログラムを起動する。
Windowsのタスクスケジューラーで決まった時間に処理を実行する。
そんな小さな仕組みづくりも、立派な業務改善です。
自動化のきっかけは「送付忘れ」でした
私が最初に自動化した業務は、毎日会社へ送る売上集計表の送付です。
売上データをデータベースから集計し、会社へメールで送信するという業務でした。
自動化しようと思った理由は、とてもシンプルです。
送付することを忘れてしまうことがあったからです。
そこで、売上集計からメール送信までをプログラムで自動化しました。
毎日決まった時間になると、タスクスケジューラーがプログラムを起動し、売上集計表を作成してメールを送信します。
「忘れない仕組みを作る。」
これが、私の自動化の始まりでした。
自動化は業務フローを理解することから始まる
自動化を考えるとき、最初にプログラムを書くことはありません。
まずは業務フローを理解します。
そして、その中に共通して繰り返される作業があるかを見つけます。
業務フローを見ながら、「ここは毎回同じことをしている。」、「ここは誰がやっても同じ結果になる。」とそんな工程を探していました。
共通作業が見つかれば、そこが自動化できる候補になります。
一方で、お客様や状況によって判断が変わる工程は、人が担当する必要があります。
まずは業務全体を分解し、人が判断する工程と、プログラムに任せられる工程を切り分けることが、自動化の第一歩でした。
面倒な処理はプログラムに任せる
私が自動化を考えるとき、一番大切にしていた考え方があります。
面倒で繰り返し行う処理はプログラムに任せる。
例えば、
- データの集計
- 帳票の作成
- データベースへの登録
- メール送信
- ログの保存
こうした処理は、人が毎回同じことを行う必要はありません。
一度仕組みを作れば、ボタン一つ、あるいは決まった時間に自動で実行できます。
実際には、売上集計だけでなく、特定のお客様への発注データ送信や、在庫データのアップロードなども自動化していました。
Windows標準のタスクスケジューラーだけでも、自動化できる業務は意外と多くあります。
忘れてはいけない作業ほど、人ではなく仕組みに任せるようにしていました。
すべてを自動化するわけではありません
もちろん、最初からすべてを自動化していたわけではありません。
基本的には自動化を目指しますが、途中で目視確認を残すこともありました。
私が判断基準にしていたのは、「このチェックポイントを安全に超えられるか。」ということです。
プログラムだけで問題なく処理できるのであれば、自動化します。
一方で、人が確認した方が安全な部分は、チェックポイントとして残していました。
最終的に人の判断が不要になれば、その工程も自動化できます。
最初から100％自動化を目指すのではなく、少しずつ自動化の範囲を広げていくことを意識していました。
送り状発行でも人の判断は欠かせません
例えば、送り状を発行する業務です。
まず、お客様やその日の出荷量、出荷内容を確認し、5社ほどある運送会社の中から利用する会社を決定します。
さらに、必要に応じて送り状の備考欄へ配送時の注意事項や、お客様ごとの指示を入力することもあります。
これらは、その日の状況やお客様とのやり取りによって変わるため、データだけでは判断できません。
この工程は、人が判断するチェックポイントとして残していました。
一方で、送り状データの作成、送り状の印刷、データの保存などこうした共通作業はプログラムに任せます。
人が判断する部分と、プログラムに任せる部分を切り分けることで、安全性と効率の両立を目指していました。
自分の作業は積極的に自動化していました
自分一人で行う作業であれば、自動化は比較的進めやすいです。
エラーが発生しても、自分で原因を調べ、その場で修正できます。
必要であれば、一時的に手作業へ戻すこともできます。
改善を繰り返しながら完成度を高められるため、自分だけが使う業務については積極的に自動化を進めていました。
他の人が使う仕組みは運用まで考える
一方で、他の人が利用する仕組みになると事情は変わります。
まず担当者へヒアリングを行い、業務フローを整理します。
私は、自分用に業務フローを書き出しながら内容を整理していました。
その後、テスト運用を行い、問題がないことを確認してから本番運用へ移行します。
実際には、プログラムを書く時間よりも、業務を理解する時間や打ち合わせの時間の方が長かったことも少なくありませんでした。
さらに、自分が休暇中や外出中にエラーが発生した場合も考えなければなりません。
自分だけが使うプログラムなら、自分で対応できます。
ですが、他の人が利用する仕組みでは、その場で対応できる人がいなければ業務が止まってしまいます。
また、プログラムを組むとなると、内容を理解して対応できる人も限られてしまいます。
そのため、「自動化できるから導入する。」ではなく、「自分がいなくても運用できるか。」という視点を大切にしていました。
必要に応じてチェックポイントを残したり、状況によっては手作業へ戻せるようにしたりすることもありました。
自動化できない業務もあります
もちろん、自動化を断念した業務もあります。
理由は、業務フローが複雑すぎたからです。
人の判断が多く、例外処理も多いため、プログラムへ落とし込むことが現実的ではありませんでした。
無理に自動化すると、かえって運用が複雑になってしまいます。
自動化することが目的ではありません。
業務を止めず、安全に運用できることの方が大切だと考えていました。
まとめ
自動化とは、すべてをプログラムに任せることではありません。
業務を理解し、人が判断する工程と、プログラムに任せられる工程を切り分けること。
そして、面倒で繰り返し行う処理はプログラムに任せ、運用を続けながら人の判断が不要になった工程を少しずつ自動化していく。
業務を止めない仕組みを作ること。
それが、私が社内SEとして業務改善で大切にしていた考え方です。
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