こんにちは、元社内SEです。
前回は、飲み会での雑談や日頃のコミュニケーションが、仕事の信頼関係につながるという私の考えをブログ記事にまとめました。
まだご覧になっていない方は、ぜひこちらもご覧ください。
👉 【元社内SE】飲み会は「信頼のリボ払い」？お酒より雑談を大切にする理由
今回は少し視点を変えて、仕事をする環境についてのお話です。
毎朝の机の水拭きをきっかけに、気付けば引き出しが不要になり、探し物が減り、仕事がしやすい環境へと変わっていきました。
今回は、そんな「最高の作業場」にたどり着くまでの体験をブログ記事にまとめてみたいと思います。
かつての私のデスクには、大きな引き出しがありました。
しかし、退職前に使っていた仕事机には、引き出しが一つもありませんでした。
最初から「引き出しをなくそう」と考えていたわけではありません。
毎日の小さな習慣を続けていた結果、「引き出しって本当に必要なのだろうか？」という結論にたどり着いたのです。
転機は会社の引っ越しだった
きっかけは、勤めていた会社のオフィス移転でした。
長年使っていた重厚なデスクから、幅約1,500mmのシンプルな平机へ買い替えることになり、引っ越し準備のために久しぶりに引き出しを開けました。
そこで目にしたのは、まさに「時が止まったブラックボックス」でした。
使わない文房具、昔の参考書、何の資料か分からないファイル、折れ曲がったクリアファイル……。
「とりあえず入れておこう」
その積み重ねが何年も続き、気付けば引き出しは不要な物でいっぱいになっていました。
さらに、引き出しに入りきらなくなった打ち合わせ資料は机の上へ。
いつの間にか紙の山が私を囲み、まるで「砦」のようになっていたのです。
その光景を見て、「これは何とかしないといけない」と思いました。
水拭きがすべての始まりだった
新しいオフィスでは、何も付いていない平机が支給されました。
必要であれば、小さな引き出しやキャビネットを自由に取り付けられる環境です。
私はその時、二つの習慣を始めました。
- 毎朝、机の上をウェットティッシュでサッと拭く
- 仕事が終わったら机の上を空にする
実は、この水拭きがすべての始まりでした。
書類が机の上に置いてあると、一度どかしてから拭かなければなりません。
それが面倒でした。
だったら、最初から机の上に物を置かなければいい。
そんな単純な理由で、自然と机の上を整理するようになったのです。
整理整頓を頑張ろうと思ったわけではありません。
掃除を楽にしたかった結果、机が片付くようになりました。
そんな習慣を続けていたある日、通りかかった当時の社長が声を掛けてくれました。
「君のデスクは、いつも本当に綺麗だね。素晴らしいよ」
整理整頓が得意ではなかった私にとって、その一言はとても嬉しく、今でも印象に残っています。
その日だけ机がきれいだったわけではありません。
社長に褒められてから退職するまで、約6〜7年間、その状態を維持し続けることができました。
「片付ける」のではなく、「散らからない仕組み」ができていたからだと思います。
気付けば引き出しが不要になっていた
毎日机を拭く習慣を続けているうちに、机の上には自然と必要な物しか置かなくなりました。
ペンはお気に入りのDr.Gripを一本、カッターも一本、それらを立てる筆箱に入れ、いつも同じ場所へ置きます。
予備は持ちません。
だから、もしどこかへ置き忘れたら、見つかるまで探します。
「また買えばいい」とは考えなくなりました。
この運用を続けるうちに、文房具の数ではなく、質にこだわるようになりました。
コンビニで気軽に買える物を何本も持つのではなく、毎日使う物だからこそ、自分が使いやすい物を一つ選び、長く大切に使う。
そんな考え方に変わっていったのです。
以前は、手元に見当たらないだけで新しい文房具を買ってしまうこともありました。
しかし、一本だけを使うようになってからは、まず探します。
そのため、本当に必要な時以外は文房具を買い直すことがほとんどなくなり、結果的には出費も以前より抑えられていると思います。
デスクは作業場所、棚は保管場所
書類も、本当に残す必要がある物以外はスキャンしてデータ化しました。
紙を残すことより、必要な時に探さなくて済むことを優先するようになったのです。
もちろん、すべての物を捨てたわけではありません。
どうしても手元に置いておきたい資料は、席の後ろにある棚の一画を使わせてもらっていました。
ただ、それも棚の半分ほどしか使っていませんでした。
- デスクは作業する場所。
- 棚は保管する場所。
役割を分けたことも、机の上をきれいな状態で維持できた大きな理由だったと思います。
収納をゼロにしたわけではありません。
机の上や引き出しの中へ何でも入れるのをやめ、保管する物と、今使う物の場所を分けただけです。
そして、配られた小さな引き出しを取り付けようと考えていた時、ふと手が止まりました。
「あれ……私、引き出しって必要なくない？」
掃除しやすい環境を作ろうとしているうちに、引き出しに入れる物そのものがなくなっていたのです。
それから約2年間、引き出しを取り付けることなく仕事を続けました。
最初の一週間も、不思議と困ることはありませんでした。
周囲からも、引き出しを付けていないことには、ほとんど気付かれていなかったと思います。
探し物がなくなり、仕事が止まらなくなった
引き出しをなくして一番変わったのは、探し物をする時間がほとんどなくなったことでした。
すべての物に定位置があり、必要な物はすぐに見つかります。
「探す」という作業そのものがなくなったことで、仕事の流れが止まらず、作業をスムーズに進められるようになりました。
以前は、資料や文房具を探すために、引き出しを開けたり、積み上げた紙をめくったりしていました。
今考えると、そのたびに作業が止まり、集中も途切れていたのだと思います。
探す時間がなくなったことで、その時間をそのまま本来の仕事へ使えるようになりました。
広い机で、のびのび仕事ができるようになった
机の上に物を置かなくなったことで、幅約1,500mmの机を広々と使えるようになりました。
資料を一時的に広げたり、作業内容を切り替えたりする時も、置き場所に困りません。
以前のように紙の砦に囲まれることもなくなり、のびのびと仕事ができるようになりました。
キャビネットを置かなかったことで、足元も広くなりました。
膝がぶつかることもなく、椅子を自由に動かせます。
毎日の小さなことですが、こうした積み重ねがストレスを減らしてくれました。
机の上だけでなく、机の下まで含めて広く使えることは、想像していた以上に快適でした。
一番大きく変わったのは、頭の中だった
机が広くなったことや、掃除がしやすくなったことも大きな変化でした。
しかし、一番変わったのは机ではありません。
頭の中でした。
机の上に余計な物がないことで、視界に入る情報が減り、自然と目の前の仕事だけに集中できるようになりました。
考えをまとめたい時も、目の前に昔の資料や関係のない書類が積み上がっていません。
そのため、思考を整理しやすくなりました。
「机がきれいだから気持ちがいい」
それだけではありません。
作業の流れが止まらず、考えもまとめやすい。
私にとっては、仕事そのものを進めやすくする環境になっていたのです。
関係のないチラシ一枚でも気になるようになった
不思議なもので、この環境に慣れると、机の上に自分とは関係のないチラシや資料が一枚置かれているだけでも気になるようになりました。
席を外している間に、宣伝用のチラシなどを置かれていることもあります。
昔の私なら、そのまま机の端へ寄せていたと思います。
しかし、この頃には、まず机の上から片付けたくなっていました。
それだけ、自分の中で、
「デスクは収納場所ではなく、仕事をするための作業場」
という意識が強くなったのだと思います。
今の自宅では、同じ運用をしていない
ここまで読むと、今の自宅でも引き出しのない机を使っていると思われるかもしれません。
しかし、実際には会社とまったく同じ運用ではありません。
今は自分で会社を経営しているため、法人の書類や領収書など、早めに処理したい物が増えました。
領収書を処理するための道具や、書類を一時的に保管する場所が遠くにあると、かえって非効率になります。
そのため、今の仕事に必要な物は、手の届く場所へ置いています。
大切なのは、引き出しをなくすことではありません。
自分の仕事に合った環境を作ることです。
会社員時代は、引き出しのない机が自分に合っていました。
今は仕事内容が変わったため、それに合わせて机の使い方も変えています。
デスクは収納場所ではなく、最高の作業場
引き出しをなくすことが目的だったわけではありません。
毎朝の水拭きを楽にしたかった。
そのために机の上を整理しているうちに、自然と必要な物だけが残りました。
気付けば引き出しに入れる物もなくなり、「引き出しがなくても困らない」状態になっていました。
私が捨てたのは、引き出しではありません。
「とりあえず入れておこう」という考え方でした。
引き出しがなくなったことで、探し物が減り、作業の流れが止まらなくなりました。
机も足元も広くなり、のびのびと仕事ができるようになりました。
そして、机の上だけでなく、頭の中まで整理されやすくなりました。
もし机が散らかって困っているなら、収納を増やす前に、「自分にとって作業しやすい机とは何か」を一度考えてみてはいかがでしょうか。
引き出しをなくす必要はありません。
まずは、机の上を毎朝サッと水拭きできる状態にするだけでもいいと思います。
その小さな習慣が、机の上だけでなく、仕事の進め方まで変えてくれるかもしれません。
私は、その答えを探していた結果、引き出しのないデスクという、自分にとっての「最高の作業場」にたどり着きました。
次回は、私が新人時代に、たまに本社で会う上司から教わった、今でも忘れられない一言についてブログ記事にまとめたいと思います。
当時は「どういう意味だろう？」と思っていましたが、社会人として経験を積むほど、その言葉の意味を実感するようになりました。
👉 【元社内SE実録】「ナマケモノを目指せ」｜新人時代に教わった仕事の考え方
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