こんにちは。
前回は、サポート役の大切さについてブログ記事にまとめました。
組織の中では目立つ存在ではありませんが、周りを支える人がいるからこそ仕事がスムーズに進む場面は少なくありません。
まだご覧になっていない方は、ぜひこちらもご覧ください。
👉 なぜ“支える人”は評価されにくいのか？組織を支えるサポート役の本当の価値
今回は、私が仕事をする中でずっと意識してきた「コミュニケーション」についてお話しします。
実は私は、人と話すことがあまり得意ではありません。
相手の表情や空気を読むのも得意ではなく、「ちゃんと伝わったかな」と不安になることもあります。
そんな私が社内SEとして20年以上仕事を続けてこられたのは、「話すのが上手だったから」ではありません。
認識のズレを防ぐための仕組みを意識してきたからです。
コミュニケーションが苦手だった私
若い頃は、「説明したつもり」が「伝わっていない」という経験を何度もしました。
相手は理解していると思っていても、実際には違う受け取り方をしていたり、そもそも内容を忘れてしまっていたりします。
コミュニケーションは、「話したかどうか」ではなく、「同じ認識になっているかどうか」が大切です。
だから私は、「言葉だけ」に頼らないようにすることを意識するようになりました。
言葉だけでは認識はそろわない
社内SE時代は、社内だけでなくベンダーとのやり取りも数多くありました。
特に電話やメールでのやり取りでは、お互いの表情が見えません。
そのため、
- 自分は伝えたつもり
- 相手は理解したつもり
という認識のズレが起こりやすくなります。
だから私は、「一度伝えたから終わり」ではなく、相手と同じ認識になっているかを確認することを大切にしていました。
電話とメールを組み合わせる理由
私は、電話だけ・メールだけというやり方はあまりしませんでした。
電話だけでは、その場では話がまとまっても、後から内容を確認できません。
逆にメールだけでは、相手が見落としてしまうことがありますし、「送ったから伝わっているはず」と思い込んでしまうこともあります。
そのため、方向性を電話で確認したあと、「先ほど、お電話でお伝えしましたが……」という形でメールを送り、内容を文章として残すようにしていました。
特に、
- プログラムの修正
- 追加開発
- 費用が発生する対応
などは、後から認識のズレが大きな問題になりやすいため、できるだけ記録を残すようにしていました。
これは自分を守るためだけではありません。
ベンダー側も内容を確認しながら作業できますし、お互いの認識を合わせることができます。
人は忘れる。だから記録を残す
仕事をしていると、
- 「そんな依頼、ありましたっけ？」
- 「電話で話しましたよね？」
というやり取りは意外とあります。
認識のズレというより、人は忘れるのです。
だからこそ、私はメールやメモを「証拠」としてではなく、お互いの記憶を補うための記録として考えていました。
認識を合わせるための道具だと思っています。
その場でメモを残すことも大切なので、私は用途に応じて記録する道具を使い分けています。
普段は、
- サッと書けて、すぐ消せるブギーボード
- 整理・保存用のiPad mini＋Apple Pencil
という形で使い分けています。
ブギーボードは、その場で思いついたことや確認事項を書き留める一時メモとして便利です。
一方で、残しておきたい内容はiPad miniに整理し、後から見返せるようにしています。
記録は未来の自分も助けてくれる
記録が役に立つのは、その日だけではありません。
プログラムを修正したあと、数か月や数年が経ってから、「この修正、なんで入れたんだっけ？」となることがあります。
そんなときでも、メールや履歴を見返すことで、「この要望があったから変更したんだ」と理由を追うことができます。
これは社内SEだけでなく、ベンダー側にとっても同じです。
過去の経緯が分かることで、安心して保守や改修を進めることができます。
まとめ
今でも、私はコミュニケーションが得意とは言えません。
だからこそ、「うまく話すこと」よりも、「認識を合わせること」を意識して仕事をしてきました。
言葉だけに頼らず、
- 確認する
- 記録を残す
- 後から見返せるようにする
この積み重ねが、認識のズレを減らし、結果として信頼につながってきたのだと思います。
コミュニケーションに自信がない方ほど、「話し方」を磨くだけではなく、「認識のズレを防ぐ仕組み」を意識してみると、仕事はきっと進めやすくなるはずです。
次回予告
次回は、仕事をしていると「こんなものがあれば便利なのに」と思う場面が意外とたくさんあります。そんなとき、私は「無ければ作ってしまえばいい」という考え方で仕事をしてきました。その考え方について、ブログ記事にまとめてみたいと思います。
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