今日もお疲れ様です。
前回は、個人事業主として独立してから頭を悩ませていた領収書の管理方法について、ブログ記事にまとめました。
試行錯誤を重ねた結果、現在は3種類のクリアリフィルを使った管理方法に落ち着いています。実際に使って感じたメリットや、現在の保管方法についてご紹介しています。
まだご覧になっていない方は、ぜひこちらからご覧ください。
👉 試行錯誤してたどり着いた領収書の保管方法｜3種類のクリアリフィルで効率化
以前、システム導入時のバグのことをブログ記事にまとめてみました。今回はプログラムの機能追加だったり、システムの改修についての話をしていきたいと思います。
システム導入時のバグのことのブログ記事はこちらにまとめていますので、まだご覧になっていない方はこちらからご確認ください。
👉 【実録】再現率0%の怪。私は如何にしてそのバグとの戦いを（一旦）終えたか
システムの改修について話をしていると、
「この機能を追加してほしい。」
「ここにボタンを追加してほしい。」
そんな相談を受けることがあります。
もちろん、必要な機能であれば追加します。
ですが、私は機能を追加する前に、必ず考えることがあります。
今回は、社内SEとして仕事をしていた頃、私がプログラムの改修で一番大切にしていた考え方をご紹介します。
私が最初に考えること
社内SEとして仕事をしていると、現場の管理者からプログラムの機能追加を依頼されることがよくありました。
現場の管理者も、業務をしっかり考えた上で相談されるケースがほとんどです。
だからこそ、私はまず、「何のために必要なのですか？」と質問します。
その目的を聞いた上で、「本当にそのボタンは必要ですか？」という視点で、一緒に考えるようにしていました。
私が一番最初に考えるのは、「ユーザー側にどれくらいの作業が発生するのか」ということです。
現場では、一日に何百件も入力することがあります。
そのため、1クリック増えるだけでも大きな負担になります。
逆に、1クリック減らすことができれば、それだけ作業時間を短縮できます。
だから私は、新しい機能を追加することよりも、その結果として利用者の操作がどれだけ増えるのかを優先して考えていました。
現場は時間との勝負
「たかが1クリック。」
そう思われる方もいるかもしれません。
ですが、現場は常に時間との勝負です。
- 運送業者の集荷時間。
- 会議の開始時間。
- 定時退社の時間。
さまざまな締め切りに間に合わせるため、一つひとつの作業を積み重ねながら仕事を進めています。
もし締め切りに間に合わなければ、残業になってしまうこともあります。
だからこそ、たった1クリックでも軽く考えることはできません。
人は忘れるもの
現場で作業するのは機械ではなく、人です。
どれだけ経験がある人でも、忙しい日には確認を忘れたり、操作を忘れたりすることがあります。
私自身も、1時間に1回行わなければならないルーチンワークを担当していたことがありました。
アラームを設定したり、定期的にメッセージを表示したりと、いろいろな対策をしていました。
それでも、忙しい日は忘れることがあります。
その結果、在庫情報が更新されず、実際の在庫よりも多く受注できてしまうことがありました。
この経験から、私は在庫アップロードを自動化するプログラムを作成しました。
「忘れないようにする」のではなく、「忘れても問題が起きない仕組みを作る。」
こちらの方が、現場にとっては安心だと考えています。
自動化できるものは自動化する
社内SEとして仕事をしていると、「ここをつないだら自動化できそう。」と思う場面がよくありました。
例えば、売上集計表を自動で送付するプログラムも、その一つです。
毎日決まった時間になると売上集計表を自動作成し、そのまま担当者へメール送信するようにしました。
今まで人が行っていた作業がなくなり、送信忘れも防げるようになりました。
担当者は、その時間を別の業務に使えるようになったのです。
一方で、すべてを自動化できるわけではありません。
送り状発行のように、利用者へ必要な情報を表示したり、確認してもらった方が良いケースもあります。
そのため、
「自動化した方が良いのか。」
「利用者が操作した方が良いのか。」
そのバランスを考えながら設計することも大切だと考えていました。
使われない機能は意味がない
機能を追加したものの、実際には誰も使っていない。
社内SEをしていると、このようなことは珍しくありません。
例えば、一時期「電卓を起動するボタン」を追加したことがありました。
「あったら便利かな。」
そんな気持ちで追加した機能でしたが、実際にはほとんど使われませんでした。
この経験から、「便利そう」と「実際に使われる」は違うことを改めて実感しました。
作った機能が使われないのは少し残念です。
ですが、それ以上に私が嫌なのは、その機能によって現場の負担が増えてしまうことです。
操作が一つ増える。
確認項目が一つ増える。
入力項目が一つ増える。
一つひとつは小さな変化でも、毎日繰り返せば決して小さな負担ではありません。
だから私は、プログラムの機能追加や改修には、とても気を使います。
業務改善で一番うれしかったこと
一番「現場が楽になった」と感じた改修は、手入力をバーコードリーダーでの読み取り入力へ変更したことでした。
その時に言っていただいた、
「これで打ち間違いが減る。」
という一言は、今でも印象に残っています。
業務改善は、単に作業時間を短縮するだけではありません。
入力ミスを減らし、安心して仕事ができる環境を作ることも、大切な役割だと思っています。
まとめ
私が考える理想のシステムは、
ボタンを一つ押せば、最後まで自動で処理が終わることです。
そして、本当の理想は、そのボタンすら必要ないこと。
実際に作成した売上集計表の自動送付プログラムのように、決まった時間になれば自動で処理が始まり、そのまま担当者へ届けられる。
利用者はシステムを操作することではなく、本来の仕事に集中できます。
だから私は、機能を追加する前に、
「本当にそのボタンは必要ですか？」
と考えます。
プログラムを作ることが目的ではありません。
本当の目的は、現場の仕事を少しでも楽にし、ミスを減らし、人が本来の仕事に集中できる環境を作ることです。
今でも新しいシステムを導入したり、運用を考えたりすると、
「ここは自動化できないかな。」
と考えてしまいます。
これは、社内SEになってから身についた癖なのかもしれません。
これからも、現場の負担を少しでも減らせる仕組みを考え続けていきたいと思います。
次回は、Linuxで写真サーバーを作成した時のことをブログ記事にまとめてみようと思います。
👉 【元社内SE】私がLinuxで写真サーバーを作った理由｜きっかけは写真のバックアップでした
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